onedrive é um serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft. Uma ferramenta muito prática que muitos usuários já utilizam, mas poucos conseguem aproveitá-la ao máximo. Para acessar todo o seu potencial, apresentamos a você 10 dicas para manter o OneDrive organizado e ser mais eficiente.
A maioria dos usuários já está familiarizada com os recursos mais simples do OneDrive: salvar, sincronizar e compartilhar arquivos de qualquer dispositivo conectado à internet. Além disso, sabe-se que, com esta ferramenta, a gestão documental e a colaboração em tempo real entre os usuários são mais fáceis graças ao seu Integração com Windows e nos aplicativos do pacote de escritório Microsoft 365.
O OneDrive provou ser um serviço realmente útil. Tanta coisa para usuários individuais que desejam ter uma solução de armazenamento pessoal para empresas de diferentes tamanhos que exigem compartilhamento e trabalho em documentos colaborativos em tempo real.
Suas funções e características básicas são bem conhecidas. Graças a armazenamento em nuvem Podemos salvar documentos, fotos, vídeos e todo tipo de arquivos aos quais teremos acesso quando quisermos e de qualquer lugar. Por outro lado, o sincronização automática Permite-nos manter uma cópia de segurança sempre atualizada, o que é sempre conveniente.
Além disso, o OneDrive oferece criptografia de dados e um Recurso Cofre Pessoal para proteger arquivos confidenciais, o que requer autenticação adicional.
Dicas para usar o OneDrive com eficiência
Conhecer todas as possibilidades e funções do OneDrive é bom, mas você pode obter muito mais benefícios deste serviço aprendendo a utilizá-lo de forma inteligente. Lá vão eles 10 dicas para usar o OneDrive com o qual podemos conseguir muito mais com muito pouco:
1- Mantenha uma estrutura de pastas racional
A primeira ideia do nosso decálogo: a ordem é tudo, principalmente à medida que acumulamos cada vez mais arquivos. Para manter essa ordem e para que o caso não tome conta do nosso OneDrive, é recomendado crie pastas com nomes claros e descritivos. Ao mesmo tempo, devemos organize nossos arquivos em categorias lógicas (é melhor ser prático do que original) para nos ajudar a encontrar rapidamente os documentos que procuramos.
2 – Use tags e palavras-chave
Uma das deficiências do OneDrive é que ele não possui rótulos nativos. A parte positiva é que nos permite adicione palavras-chave aos nomes dos arquivos (também nos metadados) de acordo com nossos próprios critérios. O objetivo disso é facilitar a realização de pesquisas específicas.
3- Evite ter arquivos duplicados
Quando um arquivo não está bem organizado, seja qual for sua natureza, é fácil cometer erros como ter arquivos repetidos ou duplicados. Ou acabar tendo várias cópias do mesmo arquivo. Para evitar isso, é necessário servir o Sistema de versionamento OneDrive. Isto nos permitirá manter uma única versão ativa, embora as versões anteriores estejam sempre disponíveis para consulta. Sem dúvida, uma das melhores dicas para usar o OneDrive.
4 – Sincronização automática de pastas
Muitos usuários não sabem que OneDrive sincroniza automaticamente as pastas mais importantes do nosso PC (ou aqueles que decidirmos). Esta é uma garantia de que poderemos ter sempre uma cópia de segurança atualizada dos seus arquivos importantes.
5- Configure o acesso rápido
No OneDrive também temos a opção de configurar atalhos que podemos adicionar aos arquivos ou pastas que consideramos mais importantes ou que acessamos com mais frequência. Desta forma estarão sempre à nossa disposição de uma forma mais simples e direta.
6- Uso eficiente do mecanismo de busca OneDrive
Não subestime as capacidades desta ferramenta. O mecanismo de busca OneDrive é realmente poderoso e útil quando precisamos encontrar documentos rapidamente. Além disso, podemos filtrar as pesquisas por nome, tipo de arquivo e até conteúdo.
7- Esvazie a lixeira regularmente
Este é um conselho para o OneDrive, mas também é válido para outras áreas: você deve Livre-se daqueles arquivos desnecessários que estão ocupando espaço sem sentido. E esvazie a lixeira de vez em quando. Fazendo isso poderemos liberar espaço e, no processo, manter nosso armazenamento sempre atualizado.
8- Habilite a função “Arquivos sob demanda”
Uma opção prática que nos dá uma vantagem interessante: podemospodemos ver todos os nossos arquivos no explorer sem que eles ocupem espaço local, baixando apenas o necessário de cada vez. A pedido do usuário.
9 – Colabore em tempo real
Os recursos de colaboração em tempo real do OneDrive são realmente práticos, especialmente para determinados casos ou perfis de usuário. Por exemplo, você pode compartilhar arquivos com um grupo de amigos ou colegas de trabalho, atribuindo as permissões correspondentes para decidir quem pode editá-los e quem está autorizado apenas a visualizá-los.
10- Cofre Pessoal OneDrive
A última de nossas dicas para usar o OneDrive para aproveitar ao máximo esse serviço é usar o Cofre Pessoal. Poderíamos descrever esta função como uma função real cofre para armazenar os arquivos mais delicados. Dele camada adicional de segurança, com autenticação multifator, é a garantia de que tudo estará seguro.