Nos últimos anos, o transformação digital e combate à fraude fiscal impulsionaram mudanças profundas na forma como as empresas gerem os seus processos administrativos. Uma das mais notáveis é a Faturação eletrónica obrigatória e necessidade de utilização de software certificadoA entrada em vigor de novas normas e a iminente implementação plena da Lei de Criar e Crescer, juntamente com os desenvolvimentos da Lei Antifraude, colocaram as empresas e os trabalhadores independentes perante o desafio de se adaptarem a um ambiente onde a digitalização e a rastreabilidade das faturas se tornam eixos fundamentais da transparência e eficiência fiscal.
Com a nova regulamentação, não só as grandes empresas, mas também PME e trabalhadores independentes são chamados a rever e atualizar os seus sistemas de faturação. Este processo de mudança não envolve apenas a adoção de software adaptado, mas também a compreensão quais requisitos técnicos e legais o programa deve atender.
Panorama legal e regulatório: da Lei Criar e Crescer à implementação real
A obrigação de faturamento eletrônico Na Espanha é apoiado por vários quadros jurídicos cujo objetivo é, por um lado, facilitar a criação e o crescimento de empresas e, por outro, combater o atraso no pagamento e a fraude fiscal. O pilar fundamental é a Lei 18/2022, sobre a Criação e Crescimento de Empresas (conhecida como Lei de Criar e Crescer), à qual se acrescenta a Lei 11/2021 sobre Medidas de Prevenção e Combate à Fraude Fiscal e seus respectivos desenvolvimentos regulatórios.
Na última reta de 2024 o Real Decreto 1007 / 2023 regulamenta os requisitos técnicos e operacionais que os sistemas e programas informáticos utilizados pelas empresas e profissionais nos processos de faturação devem cumprir. Paralelamente, a Portaria Ministerial HAC/1177/2024 especifica os detalhes técnicos sobre formatos, conteúdo, interoperabilidade e procedimentos certificados para garantir a legalidade e a confiabilidade das notas fiscais eletrônicas.
Quem é afetado por todas essas regulamentações? A obrigação recai sobre todas as empresas e trabalhadores independentes com atividade em território espanhol, exceto aquelas obrigadas a prestar informação imediata (SII) e aquelas que se encontram fora do enquadramento fiscal nacional (como algumas entidades em territórios fretados ou fora do país).
Obrigações e requisitos: O que a nota fiscal eletrônica deve cumprir?
Uma fatura eletrônica é muito mais do que um documento digital. Para ser válida e protegida contra manipulação, ela deve atender a uma série de requisitos. requisitos técnicos e legais essenciais:
- Formato estruturado e padrão: A fatura deverá ser gerada em formato legível e automatizável, como XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT ou qualquer outro formato aprovado pela Administração.
- Contém um código de identificação único e um código QR: O código QR deve atender às especificações técnicas e aparecer nas faturas impressas e digitais.
- Incluir a frase “Fatura verificável na sede eletrônica da AEAT” ou a legenda “VERI*FACTU”: essencial ao utilizar sistemas que enviam automaticamente registros ao Tesouro.
- Garantir integridade, autenticidade e rastreabilidade dos dados: por meio de assinatura eletrônica, hash, encadeamento de registros e sistemas que impedem alterações não autorizadas.
- Manter por pelo menos 5 anos: As faturas devem permanecer acessíveis, pesquisáveis e baixáveis durante todo esse período, tanto para a empresa quanto para os destinatários ou a Administração.
- Facilitar o acesso à fatura: Clientes e destinatários devem poder visualizá-los, baixá-los e imprimi-los gratuitamente.
- Emissão e recepção obrigatórias nas transações entre empresas e trabalhadores independentes (B2B): A obrigação também se estende a certos setores B2C, como telecomunicações, seguros, energia, água e vendas online.
Qualquer fatura eletrônica também deve incluir os dados básicos já típicos do faturamento tradicional: número e série, data de emissão, informações fiscais do emissor e do destinatário, conceitos, bases tributárias, alíquotas de imposto, valor total e informações de registro comercial, quando aplicável.
Quais requisitos técnicos um software de faturamento certificado deve atender?
El software de cobrança Torna-se o elemento central na gestão tributária. Para cumprir as regulamentações e ser considerado certificado, deve garantir o seguinte:
- Geração, preservação e encadeamento de registros: Você deve criar registros de registro e cancelamento para cada fatura, vinculando cada um deles às faturas anteriores e posteriores (hash), garantindo assim a rastreabilidade e dificultando qualquer manipulação ou exclusão não autorizada.
- Log de eventos: Deve registrar todas as operações relevantes do usuário, tanto as de rotina (criação, modificação, envio, pagamento) quanto eventos periódicos, erros, inicializações e desligamentos do sistema.
- Integridade e inalterabilidade:Nenhum dado de fatura ou registro pode ser modificado ou excluído sem deixar um rastro digital (hash) e registro da ação.
- Conservação e acessibilidade:Todos os registros devem estar disponíveis, exportáveis e legíveis a qualquer momento pelo usuário, pela gerência ou por um auditor.
- Capacidade de interconexão e interoperabilidade:O software deve permitir a troca de informações com outros programas sem custo adicional, para garantir total liberdade ao usuário e facilitar a conformidade regulatória.
- Verifique o status das faturas: Tanto os emissores quanto os destinatários devem poder verificar o status de cada fatura online em tempo real. Se o sistema enviar voluntariamente os registros para a AEAT (sistema VERI*FACTU), eles também poderão ser consultados diretamente no escritório online do Tesouro.
- Diferenciação entre informações fiscais e confidenciais: O sistema deve separar informações relevantes para o Tesouro de dados estratégicos internos que não tenham impacto tributário, facilitando o trabalho dos fiscais e protegendo a privacidade corporativa.
- Conformidade com protocolos de assinatura eletrônica e certificados digitais:A assinatura eletrônica deve ser baseada em padrões europeus e associada a um certificado qualificado emitido por um provedor autorizado.
- declaração responsável:Os fabricantes de software devem incluir uma declaração visível e personalizada dentro do sistema que garanta que o programa esteja em conformidade com todos os padrões legais exigidos.
Além disso, todas as notas fiscais emitidas para software certificado devem ser capazes de identificar claramente o programa e sua versão, permitindo que as autoridades verifiquem a conformidade do sistema com as regulamentações atuais.
O sistema VERI*FACTU: uma ferramenta fundamental para a transparência
Um dos principais avanços da lei é a criação da Sistema VERI*FACTU, um recurso que permite que empresas e trabalhadores autônomos enviar voluntariamente todos os registros de faturamento à Agência Tributária no momento exato de sua geração.
O objeto é duplo: validar a autenticidade e integridade das faturas imediatamente e simplificar a auditoria por parte dos fiscais. A adoção do VERI*FACTU também oferece benefícios adicionais aos contribuintes, que podem automatizar o lançamento de transações em seus livros de IVA e imposto de renda pessoal sem burocracia adicional.
Este sistema é opcional, mas Sua utilização agiliza procedimentos, reduz riscos de erros e fraudes e proporciona segurança jurídica. tanto para o remetente quanto para o destinatário.
E quanto à cobrança dupla e ao software de uso duplo?
Um dos principais objetivos do novo quadro legal é pôr fim aos sistemas de faturação de "dupla utilização", ou seja, aqueles que permitem a ocultação, a manipulação ou a eliminação de transações secretas. A nova regulamentação proíbe expressamente o desenvolvimento, a venda ou a utilização de qualquer software que permita uma Contabilidade paralela, eliminação de registros, alteração de dados ou faturamento fora do controle fiscal.
Todo software deve ser preparado para impedir a destruição ou manipulação das faturas emitidas e deve gerar, para cada transação, uma impressão digital (hash), um log de eventos associado e um link para o restante das faturas. Dessa forma, a administração pode detectar qualquer tentativa de alteração ou exclusão.
Os fabricantes e distribuidores de software que não cumprirem as normas podem enfrentar penalidades severas, assim como as empresas que continuarem a usar software não compatível.
Interoperabilidade, acesso e registro: como isso afeta empresas e indivíduos
O regulamento estabelece que Nenhum cliente ou destinatário pode impor a outro o uso de software específico. Todas as soluções devem ser interoperáveis entre si, permitindo a Conexão automática, compartilhamento gratuito e consulta em tempo real por qualquer usuário autorizado.
O software certificado deve garantir que tanto as empresas como os indivíduos possam acesse, consulte e baixe faturas gratuitamente que lhes correspondam, por pelo menos quatro anos. Em certos setores — como energia, telecomunicações, bancos, seguros e varejo online — também é obrigatório fornecer fatura eletrônica e acesso a consumidores individuais mediante solicitação.
O objetivo é duplo: por um lado, facilitar o direito dos clientes à informação e garantir a transparência; por outro, promover o controle colaborativo e a detecção de erros ou fraudes em qualquer ponto da cadeia de vendas.
Formatos, armazenamento e exportabilidade de registros de faturamento
Para facilitar a gestão, análise e auditoria, os dados das faturas e seus registros devem ser armazenados em formatos padrão e estruturados, preferencialmente XML com codificação UTF-8, seguindo os esquemas definidos pela Portaria.
O software deve permitir que o exportação e importação de registros (IVA, imposto de renda de pessoa física, livros de vendas e de renda) em formatos padronizados, facilitando a migração entre sistemas e o arquivamento administrativo. No caso de armazenamento externo (por exemplo, backup em nuvem), a integridade e a disponibilidade total dos registros devem ser mantidas.
Por outro lado, todas as faturas geradas, sejam elas em papel ou digitalmente, devem incluir a Código QR e a legenda VERI*FACTU se aplicável, visível com a mesma clareza que o restante dos dados da fatura.
Consequências da não conformidade e vantagens da adaptação correta
O não cumprimento dos regulamentos pode resultar em riscos significativos para empresas e desenvolvedoresEntre as sanções notáveis estão multas de até € 10.000 para empresas e € 150.000 para os responsáveis por software não conforme.
A adoção de uma sistema de faturamento certificado Também traz benefícios claros: economizando tempo e custos, redução de erros, melhoria na gestão de documentosmajor transparência e uma gestão mais ágil das obrigações fiscais e das fiscalizações fiscais.
Ao gerir eficientemente a transição para faturação eletrónica obrigatória e cumprir com o requisitos de software certificado A legalidade é garantida, além de acelerar a transformação digital do negócio e fortalecer a posição competitiva em um mercado cada vez mais digital e exigente.