As tabelas dinâmicas no excel tornaram-se uma das ferramentas mais poderosas e versáteis para qualquer pessoa que trabalhe com dados. Quando se trata de extrair insights importantes e analisar grandes volumes de dados rapidamente, as tabelas dinâmicas fazem uma clara diferença.
Mas além de sua utilidade básica, essas tabelas permitem que você personalize, filtre e analise dados de diferentes perspectivas com apenas alguns cliques, alcançando resultados profissionais sem precisar ser um especialista em Excel. Neste artigo, explico em detalhes o que são tabelas dinâmicas, para que servem, como criá-las passo a passo e como você pode tirar o máximo proveito delas em seus próprios projetos ou no seu trabalho diário.
O que é uma tabela dinâmica no Excel?
Uma tabela dinâmica, também conhecido pelo seu nome em inglês mesa dinâmica, é uma tabela interativa que permite reorganizar, resumir e analisar grandes volumes de dados automaticamente. Seu principal atrativo é que você pode modificar a disposição dos campos, agrupando-os por linhas, colunas ou valores como achar melhor, sem alterar os dados originais. Ou seja, você não tem uma estrutura fixa; Você pode mover os campos para visualizar informações de diferentes perspectivas e obter relatórios diferentes rapidamente.
Por exemplo, se você gerencia dados de vendas de uma empresa, pode usar uma tabela dinâmica para exibir os vendas totais por produto, por vendedor, por área geográfica ou até mesmo combinar vários desses critérios, tudo isso sem alterar o banco de dados original. Isso torna as tabelas dinâmicas ideais tanto para resumos rápidos quanto para análises mais complexas.
Para que são usadas as tabelas dinâmicas?
O principal objetivo de uma tabela dinâmica é transformar dados complexos em informações úteis para tomada de decisões. Eles são projetados para resumir, comparar valores, procurar tendências, analisar dados por categoria e gerar relatórios personalizáveis facilmente. Entre seus usos mais comuns estão:
- Gerar relatórios interativos que são atualizados em tempo real quando os dados de origem são alterados.
- Comparar diferentes variáveis ou critérios, como vendas por produto e região, ou desempenho por funcionário e período.
- Filtrar informações focar apenas nos dados relevantes em um determinado momento.
- Obtenha cálculos e resumos automáticos através de somas, médias, contagens, valores máximos e mínimos, entre outros.
- Visualizar dados agrupados por categorias, datas, marcas e quaisquer outros campos no banco de dados.
Esses tipos de ferramentas permitem que você vá muito além do simples uso de fórmulas, pois as informações podem ser reestruturadas instantaneamente para ajustar relatórios e comparações com base em suas necessidades.
Como criar uma tabela dinâmica passo a passo no Excel
Aprender a criar uma tabela dinâmica no Excel é muito mais fácil do que parece. Você só precisa de uma fonte de dados bem estruturada e das etapas corretas. Abaixo explicarei de forma clara para que você possa aplicar mesmo que seja a primeira vez que usa uma tabela dinâmica.
1. Prepare sua fonte de dados
A primeira coisa é ter o banco de dados com o qual você vai trabalhar pronto. É essencial que os dados sejam organizados em formato tabular, ou seja, cada coluna deve ter um cabeçalho exclusivo e cada linha deve conter um registro. Por exemplo, uma lista de vendas com colunas como número da fatura, data, produto, vendedor, valor, etc. Tente evitar células mescladas e certifique-se de que não haja linhas ou colunas em branco na tabela, pois isso pode dificultar análises posteriores.
2. Insira a tabela dinâmica
Com os dados preparados, selecione qualquer célula dentro da tabela de dados. Vá para o menu Inserir e clique na opção Tabela dinâmica. Uma janela será aberta onde você pode escolher se deseja colocar a tabela dinâmica em uma nova planilha ou em uma planilha existente. O Excel selecionará automaticamente todo o intervalo de dados contíguos, mas você poderá modificá-lo se necessário. Se você tiver o complemento Pivô de Força, você também pode adicionar os dados ao modelo de dados para uma análise mais avançada.
3. Configurar os campos da tabela dinâmica
Ao criar a tabela dinâmica, o Excel mostrará no lado direito a lista de campos, onde você verá todos os cabeçalhos do seu banco de dados. Aqui você pode decidir como deseja estruturar seu relatório:
- Filtros: Para exibir apenas registros que atendem a determinados critérios (por exemplo, filtrar por ano ou cidade).
- Colunas: Agrupa dados em colunas com base no campo selecionado.
- Linhas: agrupa os dados em linhas de acordo com o campo selecionado (geralmente categorias principais).
- Valores: É aqui que você coloca os campos numéricos que deseja resumir (por padrão, o Excel geralmente aplica a função SOMA, mas você pode alterá-la posteriormente para média, contagem, máximo, mínimo, etc.).
Arraste os campos da lista para as diferentes áreas, dependendo das informações que você deseja destacar. Por exemplo, se você arrastar "nome do vendedor" para linhas, "marca" para colunas e "valor total da venda" para valores, você obterá uma matriz mostrando o total de vendas de cada vendedor e marca.
4. Personalize cálculos e formatação
Por padrão, o Excel atribui a função SUMA na área de valores, a menos que os dados sejam texto, nesse caso se aplica CONTAR. É importante garantir que todos os dados numéricos estejam formatados corretamente para evitar erros nos cálculos. Se você quiser alterar o tipo de cálculo, clique na seta no campo em valores e selecione Configurações do campo de valor. Aqui você pode escolher entre soma, média, contagem, máximo, mínimo e outras opções.
Além disso, você pode alterar o formato numérico para todo o campo, escolhendo o estilo que preferir (moeda, porcentagem, número decimal, etc.), para que as informações sejam apresentadas da forma mais clara e profissional possível.
Como exibir os resultados da tabela dinâmica de maneiras diferentes
O Excel permite que você vá um passo além, exibindo dados não apenas como um valor absoluto, mas também como uma porcentagem do total, a diferença de outra linha ou coluna, ou até mesmo como uma combinação de vários cálculos de uma só vez. Isto é muito útil em análises comparativas.
Exibir valores em porcentagem
Uma das opções mais populares é exibir valores como uma porcentagem do total geral, de uma linha, de uma coluna ou de um campo específico. Por exemplo, em um relatório de gastos domésticos, você pode ver não apenas o valor total por categoria, mas também qual porcentagem cada uma representa do total gasto. Para configurar isso, você precisa ir para Configurações do campo de valor e selecione a guia Exibir valores como. A partir daqui, você pode escolher diferentes maneiras de apresentar os dados de acordo com suas necessidades de análise.
Exibir um valor como um cálculo e como uma porcentagem
Se você quiser ver o valor absoluto e sua porcentagem ao mesmo tempo, basta arraste o mesmo campo para a seção de valores duas vezes e defina um para ser exibido como uma soma (ou qualquer outro cálculo) e o outro como uma porcentagem.
Resumir valores por diferentes critérios
Lembre-se que além da adição você pode optar por outros métodos como médio, máximo, minimo o contagem. Isso lhe dará uma visão muito mais ampla e versátil dos seus dados, permitindo que você adapte o relatório a cada caso.
Tabelas dinâmicas recomendadas pelo Excel
Nas versões recentes do Excel existe uma função muito útil: Tabelas dinâmicas recomendadas. Esta opção, disponível no menu Inserir, analisa o layout dos seus dados e sugere vários relatórios dinâmicos pré-configurados. Então, se você não tiver certeza de como estruturar sua análise, você pode selecionar uma das sugestões e ajustá-la conforme necessário. Esse recurso é perfeito para usuários que desejam economizar tempo ou precisam de inspiração para começar a analisar seus dados.
Dicas práticas para aproveitar ao máximo as tabelas dinâmicas
- Planeje a estrutura dos seus dados: Certifique-se de que seu banco de dados esteja estável, sem células mescladas ou linhas/colunas em branco dentro do intervalo de dados principal.
- Não misture tipos de dados no mesmo campo: Isso evita problemas ao resumir valores e garante que o Excel aplique corretamente as funções de agregação.
- Altere facilmente o layout do seu relatório: Tente arrastar campos para outras áreas para visualizar seus dados de diferentes perspectivas e descobrir tendências que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.
- Use filtros ou segmentações para interagir com dados e obter relatórios personalizados em segundos.
- Lembre-se de que não é necessário usar fórmulas:As funções de resumo e agrupamento já estão integradas, e você só precisa escolher a que melhor se adapta ao que você procura.
Casos de uso comuns para tabelas dinâmicas
Tabelas dinâmicas são usadas em todos os tipos de contextos profissionais e pessoais. Alguns dos exemplos mais comuns são:
- Empresas: Analise as vendas por produto, região, período ou representante, estude tendências de receita, calcule comissões, examine despesas por departamento, etc.
- Educação: resumir notas por aluno, disciplina ou professor, analisar resultados de pesquisas, comparar desempenho entre cursos, etc.
- Gestão pessoal: acompanhar as despesas domésticas, analisar orçamentos, comparar investimentos ou poupanças, etc.
- Investigação de mercados: Analise respostas de questionários e pesquisas, segmente os resultados por preferências, idade, sexo, localização, etc.
Com o gerenciamento adequado das funções e ferramentas apropriadas, as tabelas dinâmicas podem otimizar significativamente a análise de dados em diversas áreas, permitindo decisões mais informadas e precisas.